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#3462 ブレーンストーミング⇒KJ法⇒PERT Nov. 22, 2016 [情報収集・整理と文書作成の基本]

 話が混乱しないようにあらかじめ問題を整理しておきたいので、「#3461 情報収集・整理の仕方と文書作成の基本」の続編を書きます。
 KJ法の提唱者である川喜多二郎はその著作『発想法』の中で、ブレーンストーミングとKJ法とPERTの展開順序を整理していますが、それが表題の図式です。

   ブレーンストーミング⇒KJ法⇒PERT 

 川喜多は次のように書いています。
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 複数人で行う場合の計画の技法として、おそらくいまの三つのものを順番に使うのがたいへん有効な方法だろう。すなわち、まずブレーンストーミング式の情報やアイデアの集積をやり、第二にその結果をKJ法で構造計画に練りあげ、さらにパート法によってその構造計画を手順の計画に展開する。
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 オズボーンのブレーンストーミングが最初に来ます、情報収集の段階です。2番目のKJ法は情報の分類整理です。これは平面にグルーピングされた情報を関連付けることでなされます。階層構造は考えられていません。そのあとに、ジョブの抽出とそれを論理的な順序に整理していきます。論理的な前後関係が明らかになれば、そこに作業時間を記入していくというのがPERT(Programable Evaluation & Review Technique)です。
  川喜多自身の整理です。

 階層構造自身は昔から、本の編・章・節構成の3階層構造に現れており、一般的な方法です。何冊もにわたる大きな著作の場合は4階層にすればいいだけ。特に誰が発明した方法というものではありません、昔から行われている合理的な方法です。
 
 さて、前回試みた定式化と並べてみたいと思います。

 情報採集や収集 ⇒ 情報整理 ⇒ (?) ⇒ 文書作成

 ブレーンストーミング ⇒ (KJ法 ⇒ PERT)  (?) ⇒ 文書作成

 ブレーンストーミング ⇒ (KJ法 ⇒ PERT)  整理された情報のイメージ化 ⇒ イメージの文章化

 (?)の部分はどうやら、「分類整理された情報のイメージ化」であり、文書作成が「イメージの文章化」になりそうです。
 一本の髪がテーブルの上に置かれたとして、これを十人が絵にしたら、10枚の趣の異なる絵になるでしょうね。

 言語の基本的な役割はわたしは次のような定式で考えています。

  <発信者>            <受信者>   
 イメージA ⇒ 文章A ・・・・・ 文章A ⇒ イメージA'

         イメージA ≒ イメージA'

 情報の発信者が頭に描いたイメージAが情報の受信者の頭にイメージAとして復元できればパーフェクトですが、なんらかのズレを生じてイメージA'となります。ズレの幅をちいさくできる文章化の作法が文書作成の基本となるのでしょう。
 情報の受け手は明確にセグメントされていなければなりません。セグメントによって、文章化に制限が加わります。たとえば、専門家同士なら、専門用語を選択。専門家からそうではない人への情報伝達なら、専門用語はできるだけ控えます。やむをえない場合は注釈をつけます。


*#3461 情報収集・整理の仕方と文書作成の基本
http://nimuorojyuku.blog.so-net.ne.jp/2016-11-21


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 #3461に「後志のおじさん」が面白い書き込みをしてくれました。それを抜粋引用して、このテーマを終わりたいと思います。

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企画書、稟議書、提案書限定ですか。あまりおもしろくないけど、ebisu さんには面白いと感じられそうな事例は一杯もってますよ。
(社内代書屋でもありましたから。)

文章を書く時には、誰を対象に、どのような反応をしてもらいたいかの目的があります。
稟議書もまた同じ。
決裁者は、大きな案件であれば経営トップ層が当然ですが、彼らにGOサインを出してもらいたいのなら、彼らが安心して任せることのできる文章を書けばいいだけ、
1に、案件を分析しきって、どんな分析をしたか?採用した際のリスク、しなかった際のリスクが検討されているか?
こちらは、客観的データや情報分析をベースとする領域です。

2に、自分が案件実現のために、どれだけ真摯であるかを行間に滲み出させること。

zapper さんのほうでわざわざ「信管を抜いて」と書いておいたのに、ebisuさんは長々書くから昨晩は「信管を装着」しました。本欄設置は、今日から「起爆」しろ!とおっしゃているも同然ですから場合によっては爆発しますのでご了承ください(笑)。

稟議などを題材にするのがつまらないと感じられるのは、会社内という内輪の世界の文書ですから、仕事の実績があり決裁者とのコミュニケイションが良好な人が起案者であれば文章ではなく「あいつが書いたのなら、」で承認印が押されるケースが多分に想定されるからです。

Kodera - Tuguo なる人物が、たかだか300ページの英文仕様書程度に押し潰されるはずはありません。
中学生の時から、「外語大の院生の英語の家庭教師」がついて、中学生の時点で映画「第三の男」をみて英語の勉強ができたほどの方ですから、私など足下にも及ばない高いレベルの英語力の方です。
私程度の英語力の者でも、得意分野なら300ページ程度の英語なら2日もあれば充分ですから。
何か別のところに、原因があったのでしょうね。

文章を書く時には、目的に応じて手持ちの情報を取捨選択しながら書けばよいだけのことです。
宛先人だけではなく、読むかもしれない不特定の多くの読み手にも配慮した文章を書けば、格調の高い文章になります。

それだけのことです。

by 後志のおじさん (2016-11-21 23:11)
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後志のおじさん

さすが「社内代書屋」さんです、格調高い文書であっさり片付けてくれましたね、終わってしまいました。

たしかに、稟議書は、誰が書いたか、それまでの仕事の信用でOKがでるということはありますね。

社外への提案書でも提案書を書いた人間がそれまでの仕事で信用を築いていれば、採否の判断には人が第一、文書は二次的な材料。

ビジネスでは信用が大事ですから、文書はほどほどの格調でわかりやすければいいだけですね。

別のジャンルで、なにか面白そうなものはありますか?
あれば続けますが、とくになければこのテーマは手仕舞いでよさそうです。

特別な才能をもった者を除けば、文章能力は読書や視写の量で決まります
良質のテクストを選び、音読してリズムを身体に刻み、それを視写すればいいだけ。文体模写が面白い。
ほかに書くことはなさそうです。
#3462は蛇足になりました。(笑)

by ebisu (2016-11-22 00:03) 
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#3461 情報収集・整理の仕方と文書作成の基本 Nov.21, 2016 [情報収集・整理と文書作成の基本]

<更新情報>
 21日午後2時35分 「余談-2:川喜多二郎」を追記

 弊ブログ投稿欄で情報の整理と文書作成の方法について4人で議論がなされました。ハンドルネームで紹介すると、koderaさん、後志のおじさん、ZAPPERさん、ebisuの4人です。論争がなされた場所は次の記事の投稿欄です。47個の投稿がありました。

*「#3454 総合体育館建て替えは必要か:不適切な検討体制」
http://nimuorojyuku.blog.so-net.ne.jp/2016-11-12-1

 koderaさんの方法論をベースにした議論でしたが、それを外して議論したほうがよいことに今朝気がつきました。特定の方法論に焦点を当てると、思考が基本的なところ、本質的な問題から逸(そ)れてしまうことに気がついたからです。
 それで、基本的なところに立ち返りたいと思います。情報の整理には前段階があります。情報採集や収集の段階です。わかっている範囲で書いてみますが、わからないところもあるので、そこは(?)として置きます。

 情報採集や収集 ⇒ 情報整理 ⇒ (?) ⇒ 文書作成

 おおまかに見るとこの4つの段階がありそうです。第一段階の情報の採集と収集は当面の議論から外しておきましょう。
 情報整理が終わったところで、いきなり文章にはなりません、なんらかの過程をへて文章になりますが、そこのところがなんであるのかまだわたしにはわかっていませんので、情報整理から文書作成をつなぐ正体不明のリングとして第三段階を定義し(?)で表しておきます。
 さて、第四段階の「文書作成」も定義しておく必要がありそうです。文書には、短いもので短歌や俳句があります。詩もあれば小説あり、随筆あり、日記も、作文も、論文もあります。採りあげるのはビジネス文書です、その中でも、企画書、稟議書、提案書などの類に限定します。重要でないものを採りあげるつもりはありません。だから一般的な文書作成の話ではないのです。一部上場企業で課長職や部長職になったときに要求される文書能力と定義してもよさそうです。

 わたしはネットでの議論を利用して、協同作業をするつもりです。ネット社会ですから協同作業をするのに場所の制限はありません。一人で考えるより、他の人と議論することで思いもかけないところからスポットライトが当たり、問題が鮮明になることがあります。47個の議論でもそういうことがありました。人はそれぞれ自分の経験をもっており、思考形態もその経験に縛られています。だから、分野の異なる数人で議論するとバランスがとれて、思考もより深いところへ届きそうです。

 情報整理法と文書作成は別物であるという指摘が「後志のおじさん」からありました。もう少し敷衍して投稿欄へ再掲をお願いしたいと思います。
 この協同作業はネット社会でのひとつの社会実験例になります。ネット社会以前とはまったく異なる方法で場所の制限を越えて同時進行での議論が何をどのように産み出していくのかも興味の対象です。

< 余談-1 >
 わたしは「釧路の教育を考える会」や「北海道教育文化研究所」でのボランティア活動を通じて、基礎学力の問題と学力向上に焦点を当てて考えてきました。もちろん、私塾であるニムオロ塾でも「読み・書き・そろばん(計算)」が学力の基本であることを押さえた指導をしています。良書を選択してもう13年間やっている音読トレーニングはそのためのものです。文章読解力が学力の基礎をなしているので、そこに力を注いでいます。
 文章の読解とわかりやすい文書の間には大きな川があるように感じています。特定の語彙を使った短文練習や作文の段階から、小論文、そしてある程度のまとまりをもったビジネス文書の間には相当な隔たりを感じます。この点に関する議論が深まると面白いことになりそうです。
 わたしの経験では、取締役レベルの文書と部長職や課長職の文書では明らかに文書作成の平均的なレベルが違っていました。若い会社はその点はちょっと別で、知的レベルが低い取締役が1/3くらいいるというケースもありました。風雪に耐え抜いて生き残り、歴史が60年以上ある会社を念頭に置いて考えたいと思います。

< 余談-2:KJ法とPERT Chart >
 本棚を「捜索」してみたら、次の4冊が出てきました。
 川喜多二郎『発想法』 中公新書 1967年刊
 川喜多二郎『続・発想法』 中公新書 1970年刊
 川喜多二郎『「知」の探検学』 講談社現代新書1977年刊
 加瀬滋男訳『プログラム学習によるPERT入門』 日本規格協会 1964年刊(絶版)

 どの本も読んですぐに仕事で使ったので全部読んでいます。川喜多二郎のKJ方は知識を平面上で構造化する技法ですが、米国で開発されたジョブのスケジュール管理技法であるPERTと結びついています。一体のものと思ってよいでしょう。PERT(Programable Evaluation, and Review Technique)に関する専門書は当時日本橋丸善に6冊ほどありましたが、これが一番コンパクトで実習しやすい本でした。残念ながら絶版になっています。システム開発ではジョブスケジュール管理に不可欠の方法です。
 一から議論するよりも、確立されて部分は引用して説明したほうがわかりやすいので、必要な範囲で抜粋引用をしてみたいと思っています。川喜多の著作は、赤インクの万年筆で随所に線が引かれており、懐かしい気がします。当時(1978-84)はシステム開発技法と3種類のプログラミングの習得、そして統計解析テクニックを身につけるのに一生懸命でした。


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 小学生から中学生になると家庭学習時間帯は部活の影響で劇的に変わります。5-7時から9時以降に移ります。部活をやっている生徒の半数は疲れて勉強をする気力が失われ、テレビやライン、ツィッター、ネットサーフィン、ゲームに流れます。部活による生活時間帯の変化、これが中学生の学力にマイナスの影響を与えています。文武両道をやり抜くのは意志の強い生徒に限られます。
 ついでにわたしが意識してやってきた思考法を開示していますが、多くの人が似たようなことをやっているのでしょう。情報整理から文書作成をつなぐ第三段階(?)の手掛かりになりそうです、ぜひお読みいただきたい。

*#2167 中学生の生活時間の使い方と基礎学力 Dec. 30, 2012
http://nimuorojyuku.blog.so-net.ne.jp/2012-12-31


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